Faturação em Word, cobranças a perseguir transferências e folhas de obra em papel. A gerente dedicava os domingos a faturar e nunca sabia que clientes deviam dinheiro.
Faturação VeriFactu com envio automático, débito direto por remessas SEPA e projetos com imputação de horas dos técnicos pelo telemóvel.
O ponto de partida: Word, transferências e domingos a faturar
A Instalaciones y Mantenimientos Norte SL e uma empresa de 14 colaboradores que instala e faz a manutencao de climatizacao para condominios e pequenos negocios em Vigo. Durante anos, a faturacao foi um ritual de domingo: a gerente copiava a ultima fatura em Word, mudava o numero e os valores e enviava-as uma a uma.
A cobranca era ainda pior: cada cliente pagava quando podia, por transferencia, e ao fim do mes era preciso cruzar o extrato do banco com uma folha de calculo para saber quem devia o que. Perto de 20% das faturas era cobrado com mais de 60 dias de atraso, muitas vezes por simples esquecimento do cliente.
"As folhas de obra chegavam em papel, a fatura saia quando eu podia e a cobranca quando o cliente queria. Vivíamos sempre com a sensacao de andar atrasados", recorda Marta, a gerente.
A decisao: debito direto nas cobrancas e faturar a partir da folha de obra
Depois de o ver noutra empresa do setor, escolheram o Fustibus por uma razao concreta: incluia o debito direto por remessas SEPA sem custo adicional de configuracao e com o processo completo resolvido: mandatos assinados online juntamente com o contrato de manutencao, geracao da remessa e gestao de devolucoes.
A implementacao durou 3 dias uteis. A equipa do Fustibus migrou clientes, tabelas de precos e contratos de manutencao a partir das folhas de calculo, e os tecnicos comecaram a imputar horas e materiais pelo telemovel. Marta nao teve de tocar em nenhum ficheiro de importacao.
A primeira remessa foi lancada no mes seguinte: cada cliente recebeu a fatura por email, conforme ao VeriFactu, e o debito foi executado na sua conta no dia 5.
O resultado: os domingos voltam a ser domingos
No primeiro mes ja estavam por debito direto 90% das cobrancas. As devolucoes bancarias foram tratadas automaticamente com um segundo aviso, e apenas um punhado de casos exigiu um telefonema.
Marta passou de dedicar 6 horas semanais a faturar e a perseguir cobrancas a praticamente zero. Alem disso, com as horas dos tecnicos imputadas a cada contrato, sabe agora que manutencoes sao rentaveis e quais era preciso renegociar. A primeira que renegociou dava prejuizo ha tres anos sem que ninguem soubesse.