Marcações numa agenda de papel, despesas acumuladas numa caixa até ao fecho do trimestre e o contabilista a reclamar faturas de fornecedores que ninguém encontrava.
Marcações online ligadas à faturação, despesas digitalizadas com IA na hora e exportação contabilística direta para o contabilista.
O problema: a caixa de sapatos e o fecho de dezembro
A Clinica Dental Atlantico atende mais de 2.000 pacientes em Vigo com uma equipa de 9 pessoas. A parte clinica funcionava bem; a administrativa, nem tanto: as marcacoes eram apontadas numa agenda de papel, cada fatura de fornecedor acabava numa caixa e o responsavel de administracao dedicava as ultimas semanas de cada trimestre a reconstruir despesas para o contabilista.
O resultado era sempre o mesmo: faturas de fornecedores perdidas, IVA sem deduzir e uma relacao tensa com o contabilista, que pedia papeis que ninguem encontrava. "Cada fecho era uma arqueologia de recibos. E o pior e que sabiamos que estavamos a perder deducoes pelo caminho", explica Jorge, responsavel de administracao.
A implementacao: cada papel digitaliza-se quando nasce
A clinica ativou o Fustibus em duas semanas. A mudanca chave foi o modulo de despesas com leitura por IA: cada fatura de fornecedor e reencaminhada por email ou fotografada ao ser recebida, e a IA extrai fornecedor, base, IVA e vencimento. A despesa fica registada, com o seu documento anexo, na hora.
As marcacoes passaram para a agenda online, ligada a faturacao: ao fechar a consulta, a fatura ou o recibo do tratamento sai sozinho, conforme ao VeriFactu e com o plano de pagamentos se o tratamento for fracionado.
Para o contabilista configurou-se a exportacao contabilistica direta: todos os trimestres descarrega os dados no seu formato, sem pedir um unico papel a clinica.
Resultados: fechos sem maratona e 15 horas por mes recuperadas
O primeiro fecho trimestral com o Fustibus foi preparado numa manha: todas as despesas estavam digitalizadas, o IVA acertado e o contabilista descarregou o que precisava. Jorge recuperou cerca de 15 horas por mes que antes se iam a arrumar papeis e a responder a emails do contabilista.
"A mudanca a serio e mental: ja nao ha uma pilha de papeis a espera. Cada coisa e registada quando acontece, e o fecho e um tramite, nao um castigo", resume Jorge.