O ponto de partida: Word, transferências e domingos a faturar

A Instalaciones y Mantenimientos Norte SL e uma empresa de 14 colaboradores que instala e faz a manutencao de climatizacao para condominios e pequenos negocios em Vigo. Durante anos, a faturacao foi um ritual de domingo: a gerente copiava a ultima fatura em Word, mudava o numero e os valores e enviava-as uma a uma.

A cobranca era ainda pior: cada cliente pagava quando podia, por transferencia, e ao fim do mes era preciso cruzar o extrato do banco com uma folha de calculo para saber quem devia o que. Perto de 20% das faturas era cobrado com mais de 60 dias de atraso, muitas vezes por simples esquecimento do cliente.

"As folhas de obra chegavam em papel, a fatura saia quando eu podia e a cobranca quando o cliente queria. Vivíamos sempre com a sensacao de andar atrasados", recorda Marta, a gerente.

A decisao: debito direto nas cobrancas e faturar a partir da folha de obra

Depois de o ver noutra empresa do setor, escolheram o Fustibus por uma razao concreta: incluia o debito direto por remessas SEPA sem custo adicional de configuracao e com o processo completo resolvido: mandatos assinados online juntamente com o contrato de manutencao, geracao da remessa e gestao de devolucoes.

A implementacao durou 3 dias uteis. A equipa do Fustibus migrou clientes, tabelas de precos e contratos de manutencao a partir das folhas de calculo, e os tecnicos comecaram a imputar horas e materiais pelo telemovel. Marta nao teve de tocar em nenhum ficheiro de importacao.

A primeira remessa foi lancada no mes seguinte: cada cliente recebeu a fatura por email, conforme ao VeriFactu, e o debito foi executado na sua conta no dia 5.

O resultado: os domingos voltam a ser domingos

No primeiro mes ja estavam por debito direto 90% das cobrancas. As devolucoes bancarias foram tratadas automaticamente com um segundo aviso, e apenas um punhado de casos exigiu um telefonema.

Marta passou de dedicar 6 horas semanais a faturar e a perseguir cobrancas a praticamente zero. Alem disso, com as horas dos tecnicos imputadas a cada contrato, sabe agora que manutencoes sao rentaveis e quais era preciso renegociar. A primeira que renegociou dava prejuizo ha tres anos sem que ninguem soubesse.

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