Orçamentos em PDF soltos, horas sem imputar a projetos e nenhum dado de rentabilidade: ao fechar o ano descobriam que os seus maiores clientes eram os menos rentáveis.
Pipeline comercial com orçamentos online, imputação de horas a projetos a partir do registo de tempos e painel financeiro por projeto e por cliente.
O problema: trabalhar muito sem saber para quem
O Estudio Creativo Ria e uma agencia de design e comunicacao de 11 pessoas que trabalha para marcas de toda a Galiza. Os projetos corriam bem e os clientes repetiam, mas ao fim do ano a demonstracao de resultados nunca acompanhava o volume de trabalho.
O diagnostico era invisivel porque nao havia dados: os orcamentos eram feitos em PDF e enviados por email sem acompanhamento, ninguem registava as horas por projeto e a sensacao de "este cliente esta a comer-nos vivos" nao se podia demonstrar com numeros.
"Trabalhavamos imenso e ganhavamos pouco, e nao sabiamos porque. Cada um tinha a sua teoria, mas nenhuma com dados", conta Susana, administradora do estudio.
A solucao: do orcamento a rentabilidade, tudo medido
O estudio implementou o Fustibus no inicio do ano. O pipeline comercial organizou as oportunidades: cada proposta tem o seu estado, o seu orcamento online (que o cliente aceita com um clique) e a sua probabilidade. Os orcamentos aceites convertem-se em projeto e fatura sem reescrever nada.
A peca chave foi a imputacao de horas: a equipa regista o tempo e reparte o dia entre projetos pelo telemovel, em menos de um minuto por dia. Com as horas e as despesas de cada projeto, o painel financeiro mostra a margem real por projeto e por cliente.
Ao fim de tres meses chegou a primeira surpresa: o seu maior cliente, o que mais faturava, era o menos rentavel do estudio. As revisoes intermináveis nao estavam a ser cobradas.
Um ano depois: +22% de margem com os mesmos clientes
Com dados na mao, o estudio renegociou precos, delimitou o ambito das revisoes e aprendeu a orcamentar com as horas reais de projetos anteriores. O resultado: mais 22% de margem num ano, praticamente com a mesma carteira de clientes.
"O melhor e que as conversas incomodas com clientes deixaram de ser opinioes. Sao numeros, e os numeros negoceiam-se melhor", conclui Susana.