Facturación en Word, cobros perseguindo transferencias e partes de traballo en papel. A xerente dedicaba os domingos a facturar e nunca sabía que clientes debían diñeiro.
Facturación VeriFactu con envío automático, domiciliación por remesas SEPA e proxectos con imputación de horas dos técnicos desde o móbil.
O punto de partida: Word, transferencias e domingos facturando
Instalaciones y Mantenimientos Norte SL é unha empresa de 14 empregados que instala e mantén climatización para comunidades e pequenos negocios en Vigo. Durante anos, a facturación foi un ritual de domingo: a xerente copiaba a última factura en Word, cambiaba número e importes e enviábaa unha a unha.
O cobro era aínda peor: cada cliente pagaba cando podía, por transferencia, e a final de mes había que cruzar o extracto do banco cun Excel para saber quen debía que. Preto do 20% das facturas cobrábase con máis de 60 días de atraso, moitas veces por simple esquecemento do cliente.
"Os partes de traballo chegaban en papel, a factura saía cando eu podía e o cobro cando quería o cliente. Vivíamos sempre coa sensación de ir tarde", lembra Marta, a xerente.
A decisión: domiciliar os cobros e facturar desde o parte
Tras velo noutra empresa do sector, elixiron Fustibus por unha razón concreta: incluía a domiciliación por remesas SEPA sen custo adicional de configuración e co proceso completo resolto: mandatos asinados en liña xunto co contrato de mantemento, xeración da remesa e xestión de devolucións.
A implementación durou 3 días hábiles. O equipo de Fustibus migrou clientes, tarifas e contratos de mantemento desde os Excels, e os técnicos empezaron a imputar horas e materiais desde o móbil. Marta non tivo que tocar ningún ficheiro de importación.
A primeira remesa lanzouse ao mes seguinte: cada cliente recibiu a súa factura por email, conforme a VeriFactu, e o cargo executouse na súa conta o día 5.
O resultado: os domingos volven ser domingos
O primeiro mes xa estaba domiciliado o 90% dos cobros. As devolucións bancarias tramitáronse automaticamente cun segundo aviso, e só un puñado de casos requiriu unha chamada.
Marta pasou de dedicar 6 horas semanais a facturar e perseguir cobros a practicamente cero. Ademais, coas horas dos técnicos imputadas a cada contrato, agora sabe que mantementos son rendibles e cales había que renegociar. O primeiro que renegociou levaba tres anos dando perdas sen que ninguén o soubese.