Orzamentos en PDF soltos, horas sen imputar a proxectos e ningún dato de rendibilidade: ao pechar o ano descubrían que os seus maiores clientes eran os menos rendibles.
Pipeline comercial con orzamentos en liña, imputación de horas a proxectos desde a fichaxe e panel financeiro por proxecto e por cliente.
O problema: traballar moito sen saber para quen
Estudio Creativo Ría é unha axencia de deseño e comunicación de 11 persoas que traballa para marcas de toda Galicia. Os proxectos saían ben e os clientes repetían, pero a final de ano a conta de resultados nunca acompañaba o volume de traballo.
O diagnóstico era invisible porque non había datos: os orzamentos facíanse en PDF e enviábanse por email sen seguimento, ninguén rexistraba as horas por proxecto e a sensación de "este cliente cómenos vivos" non se podía demostrar con números.
"Traballabamos moitísimo e gañabamos pouco, e non sabiamos por que. Cada un tiña a súa teoría, pero ningunha con datos", conta Susana, administradora do estudio.
A solución: do orzamento á rendibilidade, todo medido
O estudio implantou Fustibus a principios de ano. O pipeline comercial ordenou as oportunidades: cada proposta ten o seu estado, o seu orzamento en liña (que o cliente acepta cun clic) e a súa probabilidade. Os orzamentos aceptados convértense en proxecto e factura sen reescribir nada.
A peza clave foi a imputación de horas: o equipo ficha e reparte a súa xornada entre proxectos desde o móbil, en menos dun minuto ao día. Coas horas e os gastos de cada proxecto, o panel financeiro amosa a marxe real por proxecto e por cliente.
Aos tres meses chegou a primeira sorpresa: o seu cliente máis grande, o que máis facturaba, era o menos rendible do estudio. As revisións interminables non se estaban cobrando.
Un ano despois: +22% de marxe cos mesmos clientes
Con datos na man, o estudio renegociou tarifas, acoutou o alcance das revisións e aprendeu a orzamentar coas horas reais de proxectos anteriores. O resultado: un 22% máis de marxe nun ano, practicamente coa mesma carteira de clientes.
"O mellor é que as conversas incómodas con clientes deixaron de ser opinións. Son números, e os números negóciase mellor con eles", conclúe Susana.