Citas nunha axenda de papel, gastos acumulados nunha caixa ata o peche do trimestre e a asesoría reclamando facturas de provedores que ninguén atopaba.
Citas en liña conectadas á facturación, gastos dixitalizados con IA no momento e exportación contable directa para a asesoría.
O problema: a caixa de zapatos e o peche de decembro
A Clínica Dental Atlántico atende máis de 2.000 pacientes en Vigo cun equipo de 9 persoas. A parte clínica funcionaba ben; a administrativa, non tanto: as citas apuntábanse nunha axenda de papel, cada factura de provedor acababa nunha caixa e o responsable de administración dedicaba as últimas semanas de cada trimestre a reconstruír gastos para a asesoría.
O resultado era sempre o mesmo: facturas de provedores perdidas, IVE sen deducir e unha relación tensa coa asesoría, que pedía papeis que ninguén atopaba. "Cada peche era unha arqueoloxía de tickets. E o peor é que sabiamos que estabamos perdendo deducións polo camiño", explica Jorge, responsable de administración.
A implementación: cada papel dixitalízase cando nace
A clínica activou Fustibus en dúas semanas. O cambio clave foi o módulo de gastos con lectura por IA: cada factura de provedor reenvíase por email ou fotografíase ao recibila, e a IA extrae provedor, base, IVE e vencemento. O gasto queda rexistrado, co seu documento anexo, no momento.
As citas pasaron á axenda en liña, conectada coa facturación: ao pechar a visita, a factura ou o recibo do tratamento sae só, conforme a VeriFactu e co plan de pagamentos se o tratamento se fracciona.
Para a asesoría configurouse a exportación contable directa: cada trimestre descarga os datos no seu formato, sen pedir un só papel á clínica.
Resultados: peches sen maratón e 15 horas ao mes recuperadas
O primeiro peche trimestral con Fustibus preparouse nunha soa mañá: todos os gastos estaban dixitalizados, o IVE cadrado e a asesoría descargou o que necesitaba. Jorge recuperou unhas 15 horas ao mes que antes se ían en ordenar papeis e contestar correos da asesoría.
"O cambio de verdade é mental: xa non hai unha morea de papeis esperando por ti. Cada cousa rexístrase cando pasa, e o peche é un trámite, non un castigo", resume Jorge.