Facturació en Word, cobraments perseguint transferències i comunicats de feina en paper. La gerent dedicava els diumenges a facturar i mai no sabia quins clients devien diners.
Facturació VeriFactu amb enviament automàtic, domiciliació per remeses SEPA i projectes amb imputació de les hores dels tècnics des del mòbil.
El punt de partida: Word, transferències i diumenges facturant
Instalaciones y Mantenimientos Norte SL és una empresa de 14 empleats que instal·la i manté climatització per a comunitats i petits negocis a Vigo. Durant anys, la facturació va ser un ritual de diumenge: la gerent copiava l'última factura en Word, en canviava el número i els imports i les enviava una a una.
El cobrament era encara pitjor: cada client pagava quan podia, per transferència, i a final de mes calia creuar l'extracte del banc amb un Excel per saber qui devia què. Prop del 20% de les factures es cobrava amb més de 60 dies de retard, sovint per un simple oblit del client.
"Els comunicats de feina arribaven en paper, la factura sortia quan jo podia i el cobrament quan volia el client. Vivíem sempre amb la sensació d'anar tard", recorda la Marta, la gerent.
La decisió: domiciliar els cobraments i facturar des del comunicat
Després de veure-ho en una altra empresa del sector, van triar Fustibus per una raó concreta: incloïa la domiciliació per remeses SEPA sense cost addicional de configuració i amb tot el procés resolt: mandats signats en línia juntament amb el contracte de manteniment, generació de la remesa i gestió de les devolucions.
La implementació va durar 3 dies hàbils. L'equip de Fustibus va migrar clients, tarifes i contractes de manteniment des dels Excels, i els tècnics van començar a imputar hores i materials des del mòbil. La Marta no va haver de tocar cap fitxer d'importació.
La primera remesa es va llançar el mes següent: cada client va rebre la seva factura per email, conforme a VeriFactu, i el càrrec es va executar al seu compte el dia 5.
El resultat: els diumenges tornen a ser diumenges
El primer mes ja estava domiciliat el 90% dels cobraments. Les devolucions bancàries es van tramitar automàticament amb un segon avís, i només un grapat de casos va requerir una trucada.
La Marta va passar de dedicar 6 hores setmanals a facturar i perseguir cobraments a pràcticament zero. A més, amb les hores dels tècnics imputades a cada contracte, ara sap quins manteniments són rendibles i quins calia renegociar. El primer que va renegociar feia tres anys que donava pèrdues sense que ningú ho sabés.