Cites en una agenda de paper, despeses acumulades en una capsa fins al tancament del trimestre i l'assessoria reclamant factures de proveïdors que ningú no trobava.
Cites en línia connectades a la facturació, despeses digitalitzades amb IA al moment i exportació comptable directa per a l'assessoria.
El problema: la capsa de sabates i el tancament de desembre
La Clínica Dental Atlántico atén més de 2.000 pacients a Vigo amb un equip de 9 persones. La part clínica funcionava bé; l'administrativa, no tant: les cites s'apuntaven en una agenda de paper, cada factura de proveïdor acabava en una capsa i el responsable d'administració dedicava les últimes setmanes de cada trimestre a reconstruir despeses per a l'assessoria.
El resultat era sempre el mateix: factures de proveïdors perdudes, IVA sense deduir i una relació tensa amb l'assessoria, que demanava papers que ningú no trobava. "Cada tancament era una arqueologia de tiquets. I el pitjor és que sabíem que anàvem perdent deduccions pel camí", explica en Jorge, responsable d'administració.
La implementació: cada paper es digitalitza quan neix
La clínica va activar Fustibus en dues setmanes. El canvi clau va ser el mòdul de despeses amb lectura per IA: cada factura de proveïdor es reenvia per email o es fotografia en rebre-la, i la IA n'extreu proveïdor, base, IVA i venciment. La despesa queda registrada, amb el document adjunt, al moment.
Les cites van passar a l'agenda en línia, connectada amb la facturació: en tancar la visita, la factura o el rebut del tractament surt sol, conforme a VeriFactu i amb el pla de pagaments si el tractament es fracciona.
Per a l'assessoria es va configurar l'exportació comptable directa: cada trimestre descarrega les dades en el seu format, sense demanar ni un sol paper a la clínica.
Resultats: tancaments sense marató i 15 hores al mes recuperades
El primer tancament trimestral amb Fustibus es va preparar en un matí: totes les despeses estaven digitalitzades, l'IVA quadrat i l'assessoria va descarregar el que necessitava. En Jorge va recuperar unes 15 hores al mes que abans se n'anaven a ordenar papers i contestar correus de l'assessoria.
"El canvi de debò és mental: ja no hi ha una pila de papers esperant-te. Cada cosa es registra quan passa, i el tancament és un tràmit, no un càstig", resumeix en Jorge.