Pressupostos en PDF solts, hores sense imputar a projectes i cap dada de rendibilitat: en tancar l'any descobrien que els seus clients més grans eren els menys rendibles.
Pipeline comercial amb pressupostos en línia, imputació de les hores a projectes des del fitxatge i panell financer per projecte i per client.
El problema: treballar molt sense saber per a qui
Estudio Creativo Ría és una agència de disseny i comunicació d'11 persones que treballa per a marques de tot Galícia. Els projectes sortien bé i els clients repetien, però a final d'any el compte de resultats mai no acompanyava el volum de feina.
El diagnòstic era invisible perquè no hi havia dades: els pressupostos es feien en PDF i s'enviaven per email sense seguiment, ningú no registrava les hores per projecte i la sensació que "aquest client ens menja vius" no es podia demostrar amb números.
"Treballàvem moltíssim i guanyàvem poc, i no sabíem per què. Cadascú tenia la seva teoria, però cap amb dades", explica la Susana, administradora de l'estudi.
La solució: del pressupost a la rendibilitat, tot mesurat
L'estudi va implantar Fustibus a principis d'any. El pipeline comercial va ordenar les oportunitats: cada proposta té el seu estat, el seu pressupost en línia (que el client accepta amb un clic) i la seva probabilitat. Els pressupostos acceptats es converteixen en projecte i factura sense reescriure res.
La peça clau va ser la imputació d'hores: l'equip fitxa i reparteix la jornada entre projectes des del mòbil, en menys d'un minut al dia. Amb les hores i les despeses de cada projecte, el panell financer mostra el marge real per projecte i per client.
Al cap de tres mesos va arribar la primera sorpresa: el seu client més gran, el que més facturava, era el menys rendible de l'estudi. Les revisions interminables no s'estaven cobrant.
Un any després: +22% de marge amb els mateixos clients
Amb dades a la mà, l'estudi va renegociar tarifes, va acotar l'abast de les revisions i va aprendre a pressupostar amb les hores reals de projectes anteriors. El resultat: un 22% més de marge en un any, pràcticament amb la mateixa cartera de clients.
"El millor és que les converses incòmodes amb clients van deixar de ser opinions. Són números, i els números es negocien millor", conclou la Susana.