Счета в Word, погоня за переводами и наряды на работу на бумаге. Директор проводила воскресенья за выставлением счетов и никогда не знала, какие клиенты должны денег.
Счета VeriFactu с автоматической отправкой, списание по реестрам SEPA и проекты с учётом часов техников прямо с телефона.
Отправная точка: Word, переводы и воскресенья за счетами
Instalaciones y Mantenimientos Norte SL — компания из 14 сотрудников, которая устанавливает и обслуживает системы кондиционирования для жилых комплексов и небольших предприятий в Виго. Годами выставление счетов было воскресным ритуалом: директор копировала последний счёт в Word, меняла номер и суммы и отправляла их по одному.
С оплатой было ещё хуже: каждый клиент платил переводом, когда мог, и в конце месяца приходилось сверять банковскую выписку с таблицей Excel, чтобы понять, кто и сколько должен. Около 20% счетов оплачивались с задержкой более 60 дней, часто просто из-за забывчивости клиента.
«Наряды приходили на бумаге, счёт уходил, когда у меня доходили руки, а оплата — когда хотел клиент. Мы всё время жили с ощущением, что опаздываем», — вспоминает Марта, директор.
Решение: перевести платежи на автосписание и выставлять счета из наряда
Увидев это в другой компании отрасли, они выбрали Fustibus по конкретной причине: списание по реестрам SEPA входило без дополнительной платы за настройку и с полностью решённым процессом: мандаты, подписанные онлайн вместе с договором обслуживания, формирование реестра и обработка возвратов.
Внедрение заняло 3 рабочих дня. Команда Fustibus перенесла клиентов, тарифы и договоры обслуживания из таблиц Excel, а техники начали отмечать часы и материалы с телефона. Марте не пришлось трогать ни один файл импорта.
Первый реестр запустили в следующем месяце: каждый клиент получил счёт по эл. почте в соответствии с VeriFactu, а списание прошло с его счёта 5-го числа.
Результат: воскресенья снова стали воскресеньями
Уже в первый месяц 90% платежей шли по автосписанию. Банковские возвраты обрабатывались автоматически со вторым уведомлением, и лишь единичные случаи потребовали звонка.
Марта перешла с 6 часов в неделю на счета и напоминания практически к нулю. Кроме того, благодаря учёту часов техников по каждому договору она теперь знает, какие виды обслуживания рентабельны, а какие нужно было пересматривать. Первый пересмотренный договор приносил убытки три года, и об этом никто не знал.