Записи в бумажном ежедневнике, расходы, копившиеся в коробке до закрытия квартала, и бухгалтерия, требующая счета поставщиков, которых никто не мог найти.
Онлайн-запись, связанная со счетами, расходы, оцифрованные ИИ на месте, и прямая бухгалтерская выгрузка для бухгалтерии.
Проблема: коробка из-под обуви и декабрьское закрытие
Clínica Dental Atlántico обслуживает более 2 000 пациентов в Виго командой из 9 человек. Клиническая часть работала хорошо, административная — не очень: записи вели в бумажном ежедневнике, каждый счёт поставщика оказывался в коробке, а руководитель администрации тратил последние недели каждого квартала на восстановление расходов для бухгалтерии.
Результат всегда был один: потерянные счета поставщиков, невычтенный НДС и напряжённые отношения с бухгалтерией, которая требовала документы, которых никто не находил. «Каждое закрытие было археологией чеков. И хуже всего, что мы знали: по дороге теряем вычеты», — объясняет Хорхе, руководитель администрации.
Внедрение: каждый документ оцифровывается сразу
Клиника подключила Fustibus за две недели. Ключевым изменением стал модуль расходов с распознаванием через ИИ: каждый счёт поставщика пересылают по эл. почте или фотографируют при получении, а ИИ извлекает поставщика, базу, НДС и срок оплаты. Расход фиксируется вместе с приложенным документом сразу.
Записи перешли в онлайн-календарь, связанный со счетами: по завершении приёма счёт или квитанция за лечение выходит сама, в соответствии с VeriFactu и с графиком платежей, если лечение оплачивается частями.
Для бухгалтерии настроили прямую бухгалтерскую выгрузку: каждый квартал она скачивает данные в своём формате, не запрашивая у клиники ни одного документа.
Результаты: закрытие без марафона и 15 часов в месяц обратно
Первое квартальное закрытие с Fustibus подготовили за одно утро: все расходы были оцифрованы, НДС сведён, а бухгалтерия скачала то, что ей нужно. Хорхе вернул себе около 15 часов в месяц, которые раньше уходили на разбор бумаг и ответы на письма бухгалтерии.
«Настоящее изменение — в голове: больше нет стопки бумаг, которая тебя ждёт. Каждое действие фиксируется, когда происходит, и закрытие — это формальность, а не наказание», — резюмирует Хорхе.