Разрозненные предложения в PDF, часы без привязки к проектам и никаких данных о рентабельности: к концу года выяснялось, что самые крупные клиенты — наименее прибыльные.
Воронка продаж с онлайн-предложениями, привязка часов к проектам из системы учёта времени и финансовая панель по проекту и по клиенту.
Проблема: много работать, не зная для кого
Estudio Creativo Ría — агентство дизайна и коммуникаций из 11 человек, работающее с брендами по всей Галисии. Проекты выходили удачными, клиенты возвращались, но в конце года отчёт о прибылях никогда не соответствовал объёму работы.
Диагноз был не виден, потому что не было данных: предложения делали в PDF и отправляли по эл. почте без отслеживания, никто не фиксировал часы по проектам, а ощущение «этот клиент нас съедает» невозможно было доказать цифрами.
«Мы работали очень много и зарабатывали мало и не понимали почему. У каждого была своя теория, но ни одной с данными», — рассказывает Сусана, управляющая студии.
Решение: от предложения до рентабельности — всё измеряется
Студия внедрила Fustibus в начале года. Воронка продаж упорядочила возможности: у каждого предложения есть статус, онлайн-версия (которую клиент принимает одним кликом) и вероятность. Принятые предложения превращаются в проект и счёт без переписывания.
Ключевым элементом стал учёт часов: команда отмечает время и распределяет рабочий день между проектами с телефона, меньше чем за минуту в день. С часами и расходами по каждому проекту финансовая панель показывает реальную маржу по проекту и по клиенту.
Через три месяца пришёл первый сюрприз: самый крупный клиент, который приносил больше всего выручки, был наименее прибыльным в студии. Бесконечные правки просто не оплачивались.
Год спустя: +22% маржи с теми же клиентами
С данными на руках студия пересмотрела тарифы, ограничила объём правок и научилась считать сметы по реальным часам прошлых проектов. Результат: на 22% больше маржи за год практически с тем же портфелем клиентов.
«Лучшее — что неудобные разговоры с клиентами перестали быть спором мнений. Это цифры, а о цифрах договариваться проще», — заключает Сусана.