Fatturazione in Word, incassi rincorrendo i bonifici e rapporti di lavoro su carta. La direttrice dedicava le domeniche a fatturare e non sapeva mai quali clienti erano in debito.
Fatturazione VeriFactu con invio automatico, addebito tramite distinte SEPA e progetti con imputazione delle ore dei tecnici dal cellulare.
Il punto di partenza: Word, bonifici e domeniche a fatturare
Instalaciones y Mantenimientos Norte SL è un'azienda di 14 dipendenti che installa e mantiene impianti di climatizzazione per condomini e piccole attività a Vigo. Per anni la fatturazione è stata un rituale della domenica: la direttrice copiava l'ultima fattura in Word, cambiava numero e importi e la inviava una a una.
L'incasso era ancora peggio: ogni cliente pagava quando poteva, con bonifico, e a fine mese bisognava incrociare l'estratto conto con un Excel per sapere chi doveva cosa. Circa il 20% delle fatture veniva incassato con più di 60 giorni di ritardo, spesso per semplice dimenticanza del cliente.
«I rapporti di lavoro arrivavano su carta, la fattura usciva quando potevo io e l'incasso quando voleva il cliente. Vivevamo sempre con la sensazione di essere in ritardo», ricorda Marta, la direttrice.
La decisione: addebitare gli incassi e fatturare dal rapporto di lavoro
Dopo averlo visto in un'altra azienda del settore, hanno scelto Fustibus per un motivo preciso: includeva l'addebito tramite distinte SEPA senza costi aggiuntivi di configurazione e con l'intero processo risolto: mandati firmati online insieme al contratto di manutenzione, generazione della distinta e gestione degli insoluti.
L'implementazione è durata 3 giorni lavorativi. Il team di Fustibus ha migrato clienti, tariffe e contratti di manutenzione dai fogli Excel e i tecnici hanno iniziato a imputare ore e materiali dal cellulare. Marta non ha dovuto toccare alcun file di importazione.
La prima distinta è partita il mese successivo: ogni cliente ha ricevuto la fattura via email, conforme a VeriFactu, e l'addebito è stato eseguito sul suo conto il giorno 5.
Il risultato: le domeniche tornano a essere domeniche
Già il primo mese era addebitato il 90% degli incassi. Gli insoluti bancari sono stati gestiti automaticamente con un secondo avviso e solo pochi casi hanno richiesto una telefonata.
Marta è passata da 6 ore settimanali dedicate a fatturare e rincorrere gli incassi a praticamente zero. Inoltre, con le ore dei tecnici imputate a ogni contratto, ora sa quali manutenzioni sono redditizie e quali andavano rinegoziate. La prima che ha rinegoziato era in perdita da tre anni senza che nessuno lo sapesse.