Preventivi in PDF sparsi, ore non imputate ai progetti e nessun dato di redditività: a fine anno scoprivano che i loro clienti più grandi erano i meno redditizi.
Pipeline commerciale con preventivi online, imputazione delle ore ai progetti dalla timbratura e cruscotto finanziario per progetto e per cliente.
Il problema: lavorare tanto senza sapere per chi
Estudio Creativo Ría è un'agenzia di design e comunicazione di 11 persone che lavora per marchi di tutta la Galizia. I progetti andavano bene e i clienti tornavano, ma a fine anno il conto economico non rispecchiava mai il volume di lavoro.
La diagnosi era invisibile perché mancavano i dati: i preventivi si facevano in PDF e si inviavano via email senza monitoraggio, nessuno registrava le ore per progetto e la sensazione che «questo cliente ci mangia vivi» non si poteva dimostrare con i numeri.
«Lavoravamo moltissimo e guadagnavamo poco, e non sapevamo perché. Ognuno aveva la sua teoria, ma nessuna con i dati», racconta Susana, amministratrice dello studio.
La soluzione: dal preventivo alla redditività, tutto misurato
Lo studio ha adottato Fustibus a inizio anno. La pipeline commerciale ha messo ordine nelle opportunità: ogni proposta ha il suo stato, il suo preventivo online (che il cliente accetta con un clic) e la sua probabilità. I preventivi accettati diventano progetto e fattura senza riscrivere nulla.
L'elemento chiave è stata l'imputazione delle ore: il team timbra e ripartisce la giornata tra i progetti dal cellulare, in meno di un minuto al giorno. Con le ore e le spese di ogni progetto, il cruscotto finanziario mostra il margine reale per progetto e per cliente.
Dopo tre mesi è arrivata la prima sorpresa: il loro cliente più grande, quello che fatturava di più, era il meno redditizio dello studio. Le revisioni infinite non venivano fatturate.
Un anno dopo: +22% di margine con gli stessi clienti
Con i dati in mano, lo studio ha rinegoziato le tariffe, delimitato l'ambito delle revisioni e imparato a preventivare con le ore reali dei progetti precedenti. Il risultato: un 22% di margine in più in un anno, praticamente con lo stesso portafoglio clienti.
«La cosa migliore è che le conversazioni scomode con i clienti hanno smesso di essere opinioni. Sono numeri, e i numeri si negoziano meglio», conclude Susana.