Facturation sous Word, encaissements à courir après les virements et bons de travail sur papier. La dirigeante consacrait ses dimanches à facturer et ne savait jamais quels clients devaient de l'argent.
Facturation VeriFactu avec envoi automatique, prélèvement par remises SEPA et projets avec imputation des heures des techniciens depuis le mobile.
Le point de départ : Word, virements et dimanches à facturer
Instalaciones y Mantenimientos Norte SL est une entreprise de 14 employés qui installe et entretient des systèmes de climatisation pour des copropriétés et de petits commerces à Vigo. Pendant des années, la facturation a été un rituel du dimanche : la dirigeante copiait la dernière facture sous Word, changeait le numéro et les montants, et l'envoyait une par une.
L'encaissement était encore pire : chaque client payait quand il pouvait, par virement, et en fin de mois il fallait croiser le relevé bancaire avec un Excel pour savoir qui devait quoi. Près de 20 % des factures étaient encaissées avec plus de 60 jours de retard, souvent par simple oubli du client.
« Les bons de travail arrivaient sur papier, la facture sortait quand je pouvais et l'encaissement quand le client voulait. Nous avions toujours la sensation d'être en retard », se souvient Marta, la dirigeante.
La décision : prélever les encaissements et facturer depuis le bon de travail
Après l'avoir vu dans une autre entreprise du secteur, ils ont choisi Fustibus pour une raison précise : le prélèvement par remises SEPA était inclus sans frais de configuration supplémentaires et avec le processus complet résolu : mandats signés en ligne avec le contrat de maintenance, génération de la remise et gestion des rejets.
La mise en place a duré 3 jours ouvrés. L'équipe de Fustibus a migré clients, tarifs et contrats de maintenance depuis les Excel, et les techniciens ont commencé à imputer heures et matériaux depuis leur mobile. Marta n'a eu à toucher aucun fichier d'importation.
La première remise a été lancée le mois suivant : chaque client a reçu sa facture par e-mail, conforme à VeriFactu, et le prélèvement a été exécuté sur son compte le 5.
Le résultat : les dimanches redeviennent des dimanches
Dès le premier mois, 90 % des encaissements étaient prélevés. Les rejets bancaires ont été traités automatiquement avec une seconde relance, et seule une poignée de cas a nécessité un appel.
Marta est passée de 6 heures par semaine à facturer et à courir après les paiements à pratiquement zéro. De plus, avec les heures des techniciens imputées à chaque contrat, elle sait désormais quelles maintenances sont rentables et lesquelles devaient être renégociées. La première qu'elle a renégociée était déficitaire depuis trois ans sans que personne ne le sache.