Des devis en PDF épars, des heures non imputées aux projets et aucune donnée de rentabilité : à la clôture de l'année, ils découvraient que leurs plus gros clients étaient les moins rentables.
Pipeline commercial avec devis en ligne, imputation des heures aux projets depuis le pointage et tableau de bord financier par projet et par client.
Le problème : beaucoup travailler sans savoir pour qui
Estudio Creativo Ría est une agence de design et de communication de 11 personnes qui travaille pour des marques de toute la Galice. Les projets se passaient bien et les clients revenaient, mais en fin d'année le compte de résultat ne suivait jamais le volume de travail.
Le diagnostic était invisible faute de données : les devis se faisaient en PDF et partaient par e-mail sans suivi, personne n'enregistrait les heures par projet, et l'impression que « ce client nous dévore » ne pouvait pas se démontrer par des chiffres.
« Nous travaillions énormément et gagnions peu, et nous ne savions pas pourquoi. Chacun avait sa théorie, mais aucune avec des données », raconte Susana, administratrice du studio.
La solution : du devis à la rentabilité, tout est mesuré
Le studio a déployé Fustibus en début d'année. Le pipeline commercial a mis de l'ordre dans les opportunités : chaque proposition a son statut, son devis en ligne (que le client accepte en un clic) et sa probabilité. Les devis acceptés deviennent projet et facture sans rien réécrire.
La pièce maîtresse a été l'imputation des heures : l'équipe pointe et répartit sa journée entre les projets depuis le mobile, en moins d'une minute par jour. Avec les heures et les dépenses de chaque projet, le tableau de bord financier montre la marge réelle par projet et par client.
Au bout de trois mois est arrivée la première surprise : leur plus gros client, celui qui facturait le plus, était le moins rentable du studio. Les révisions interminables n'étaient pas facturées.
Un an plus tard : +22 % de marge avec les mêmes clients
Données en main, le studio a renégocié ses tarifs, encadré le périmètre des révisions et appris à chiffrer avec les heures réelles de projets antérieurs. Le résultat : 22 % de marge en plus en un an, avec pratiquement le même portefeuille de clients.
« Le mieux, c'est que les conversations inconfortables avec les clients ont cessé d'être des opinions. Ce sont des chiffres, et les chiffres se négocient mieux », conclut Susana.