Des rendez-vous dans un agenda papier, des dépenses accumulées dans une boîte jusqu'à la clôture du trimestre et un cabinet réclamant des factures fournisseurs introuvables.
Rendez-vous en ligne connectés à la facturation, dépenses numérisées par IA sur-le-champ et export comptable direct pour le cabinet.
Le problème : la boîte à chaussures et la clôture de décembre
La Clínica Dental Atlántico suit plus de 2 000 patients à Vigo avec une équipe de 9 personnes. La partie clinique fonctionnait bien ; l'administrative, moins : les rendez-vous étaient notés dans un agenda papier, chaque facture fournisseur finissait dans une boîte, et le responsable administratif consacrait les dernières semaines de chaque trimestre à reconstituer les dépenses pour le cabinet.
Le résultat était toujours le même : des factures fournisseurs perdues, de la TVA non déduite et une relation tendue avec le cabinet, qui réclamait des papiers introuvables. « Chaque clôture était une archéologie de tickets. Et le pire, c'est que nous savions que nous perdions des déductions en chemin », explique Jorge, responsable administratif.
La mise en place : chaque papier est numérisé dès sa naissance
La clinique a activé Fustibus en deux semaines. Le changement clé a été le module de dépenses avec lecture par IA : chaque facture fournisseur est transférée par e-mail ou photographiée à sa réception, et l'IA extrait fournisseur, base, TVA et échéance. La dépense est enregistrée, avec son document joint, sur-le-champ.
Les rendez-vous sont passés à l'agenda en ligne, connecté à la facturation : à la fin de la consultation, la facture ou le reçu du traitement sort tout seul, conforme à VeriFactu et avec l'échéancier si le traitement est fractionné.
Pour le cabinet, l'export comptable direct a été configuré : chaque trimestre, il télécharge les données dans son format, sans demander un seul papier à la clinique.
Résultats : des clôtures sans marathon et 15 heures par mois récupérées
La première clôture trimestrielle avec Fustibus s'est préparée en une matinée : toutes les dépenses étaient numérisées, la TVA à jour et le cabinet a téléchargé ce dont il avait besoin. Jorge a récupéré environ 15 heures par mois qui partaient auparavant en tri de papiers et en réponses aux e-mails du cabinet.
« Le vrai changement est mental : il n'y a plus de pile de papiers qui t'attend. Chaque chose est enregistrée quand elle arrive, et la clôture est une formalité, pas une punition », résume Jorge.