Hitzorduak paperezko agenda batean, gastuak kaxa batean pilatuta hiruhilekoaren itxierara arte eta aholkularitza inork aurkitzen ez zituen hornitzaile-fakturak eskatzen.
Lineako hitzorduak fakturazioarekin konektatuta, gastuak IArekin unean bertan digitalizatuta eta kontabilitate-esportazio zuzena aholkularitzarako.
Arazoa: zapata-kaxa eta abenduko itxiera
Clínica Dental Atlánticok 2.000 paziente baino gehiago artatzen ditu Vigon, 9 laguneko talde batekin. Alderdi klinikoak ondo funtzionatzen zuen; administratiboak, ez hainbeste: hitzorduak paperezko agenda batean apuntatzen ziren, hornitzaile-faktura bakoitza kaxa batean amaitzen zen eta administrazio-arduradunak hiruhileko bakoitzeko azken asteak gastuak aholkularitzarentzat berreraikitzen ematen zituen.
Emaitza beti bera zen: hornitzaile-fakturak galduta, BEZa kendu gabe eta harreman tirabiratsua aholkularitzarekin, inork aurkitzen ez zituen paperak eskatzen baitzituen. "Itxiera bakoitza tiketen arkeologia bat zen. Eta okerrena da bagenekiela bidean kenkariak galtzen ari ginela", azaltzen du Jorgek, administrazio-arduradunak.
Ezarpena: paper bakoitza jaiotzen denean digitalizatzen da
Klinikak bi astetan aktibatu zuen Fustibus. Funtsezko aldaketa IA bidezko irakurketa duen gastuen modulua izan zen: hornitzaile-faktura bakoitza emailez birbidaltzen da edo jasotzean argazkia ateratzen zaio, eta IAk hornitzailea, oinarria, BEZa eta mugaeguna ateratzen ditu. Gastua erregistratuta geratzen da, bere dokumentua erantsita, unean bertan.
Hitzorduak lineako agendara pasatu ziren, fakturazioarekin konektatuta: bisita ixtean, tratamenduaren faktura edo errezibo legala berez ateratzen da, VeriFacturekin bat eta ordainketa-planarekin, tratamendua zatikatzen bada.
Aholkularitzarako kontabilitate-esportazio zuzena konfiguratu zen: hiruhileko bakoitzean datuak bere formatuan deskargatzen ditu, klinikari paper bakar bat ere eskatu gabe.
Emaitzak: itxierak maratoirik gabe eta 15 ordu hilean berreskuratuta
Fustibusekin egindako lehen hiruhileko itxiera goiz bakar batean prestatu zen: gastu guztiak digitalizatuta zeuden, BEZa koadratuta eta aholkularitzak behar zuena deskargatu zuen. Jorgek hilean 15 ordu inguru berreskuratu zituen, lehen paperak ordenatzen eta aholkularitzaren emailak erantzuten joaten zirenak.
"Benetako aldaketa mentala da: jada ez dago zure zain dagoen paper-pilarik. Gauza bakoitza gertatzen denean erregistratzen da, eta itxiera izapide bat da, ez zigor bat", laburbiltzen du Jorgek.