Rechnungsstellung in Word, Zahlungen, denen man per Überweisung hinterherlief, und Arbeitsscheine auf Papier. Die Geschäftsführerin verbrachte ihre Sonntage mit Fakturieren und wusste nie, welche Kunden Geld schuldeten.
VeriFactu-Rechnungsstellung mit automatischem Versand, Lastschrift per SEPA-Einreichung und Projekte mit Stundenzuordnung der Techniker vom Handy aus.
Der Ausgangspunkt: Word, Überweisungen und Sonntage voller Rechnungen
Instalaciones y Mantenimientos Norte SL ist ein Unternehmen mit 14 Mitarbeitenden, das Klimaanlagen für Wohnanlagen und kleine Betriebe in Vigo installiert und wartet. Jahrelang war die Rechnungsstellung ein Sonntagsritual: Die Geschäftsführerin kopierte die letzte Rechnung in Word, änderte Nummer und Beträge und verschickte sie einzeln.
Der Einzug war noch schlimmer: Jeder Kunde zahlte per Überweisung, wenn er konnte, und zum Monatsende musste der Kontoauszug mit einer Excel-Tabelle abgeglichen werden, um zu wissen, wer was schuldete. Rund 20 % der Rechnungen wurden mit mehr als 60 Tagen Verzug bezahlt, oft schlicht aus Vergesslichkeit der Kunden.
„Die Arbeitsscheine kamen auf Papier, die Rechnung ging raus, wenn ich konnte, und die Zahlung kam, wenn der Kunde wollte. Wir hatten immer das Gefühl, zu spät zu sein“, erinnert sich Marta, die Geschäftsführerin.
Die Entscheidung: Zahlungen per Lastschrift und Rechnung direkt aus dem Arbeitsschein
Nachdem sie es bei einem anderen Betrieb der Branche gesehen hatten, entschieden sie sich aus einem konkreten Grund für Fustibus: Der Einzug per SEPA-Einreichung war ohne zusätzliche Einrichtungskosten enthalten, mit dem kompletten Prozess gelöst: online unterschriebene Mandate gemeinsam mit dem Wartungsvertrag, Erzeugung der Einreichung und Bearbeitung von Rücklastschriften.
Die Einführung dauerte 3 Werktage. Das Team von Fustibus migrierte Kunden, Preise und Wartungsverträge aus den Excel-Tabellen, und die Techniker begannen, Stunden und Material vom Handy aus zuzuordnen. Marta musste keine einzige Importdatei anfassen.
Die erste Einreichung startete im Folgemonat: Jeder Kunde erhielt seine Rechnung per E-Mail, konform zu VeriFactu, und die Abbuchung erfolgte am 5. auf seinem Konto.
Das Ergebnis: Sonntage sind wieder Sonntage
Schon im ersten Monat waren 90 % der Zahlungen per Lastschrift eingezogen. Rücklastschriften wurden automatisch mit einer zweiten Erinnerung bearbeitet, und nur eine Handvoll Fälle erforderte einen Anruf.
Marta kam von 6 Stunden pro Woche für Fakturieren und Nachfassen auf praktisch null. Zudem weiß sie jetzt dank der auf jeden Vertrag gebuchten Technikerstunden, welche Wartungen rentabel sind und welche neu verhandelt werden mussten. Die erste, die sie neu verhandelte, war seit drei Jahren defizitär, ohne dass es jemand bemerkt hatte.