Verstreute Angebote als PDF, nicht auf Projekte gebuchte Stunden und keine Rentabilitätsdaten: Zum Jahresabschluss stellten sie fest, dass ihre größten Kunden die unrentabelsten waren.
Vertriebs-Pipeline mit Online-Angeboten, Stundenzuordnung zu Projekten direkt aus der Zeiterfassung und Finanzübersicht je Projekt und Kunde.
Das Problem: viel arbeiten, ohne zu wissen, für wen
Estudio Creativo Ría ist eine Design- und Kommunikationsagentur mit 11 Personen, die für Marken in ganz Galicien arbeitet. Die Projekte liefen gut und die Kunden kamen wieder, doch zum Jahresende passte die Ergebnisrechnung nie zum Arbeitsvolumen.
Die Diagnose war unsichtbar, weil Daten fehlten: Angebote entstanden als PDF und gingen ohne Nachverfolgung per E-Mail raus, niemand erfasste die Stunden je Projekt, und das Gefühl „dieser Kunde frisst uns auf“ ließ sich nicht mit Zahlen belegen.
„Wir arbeiteten sehr viel und verdienten wenig, und wir wussten nicht, warum. Jede und jeder hatte eine Theorie, aber keine mit Daten“, erzählt Susana, Verwaltungsleiterin des Studios.
Die Lösung: vom Angebot bis zur Rentabilität, alles gemessen
Das Studio führte Fustibus zu Jahresbeginn ein. Die Vertriebs-Pipeline brachte Ordnung in die Opportunities: Jeder Vorschlag hat seinen Status, sein Online-Angebot (das der Kunde mit einem Klick annimmt) und seine Wahrscheinlichkeit. Angenommene Angebote werden zu Projekt und Rechnung, ohne dass etwas neu geschrieben wird.
Das Kernstück war die Stundenzuordnung: Das Team erfasst seine Zeit und verteilt den Arbeitstag vom Handy aus auf die Projekte, in weniger als einer Minute pro Tag. Mit den Stunden und Ausgaben jedes Projekts zeigt die Finanzübersicht die reale Marge je Projekt und je Kunde.
Nach drei Monaten kam die erste Überraschung: Der größte Kunde, der die höchsten Umsätze brachte, war der unrentabelste des Studios. Die endlosen Korrekturschleifen wurden nicht berechnet.
Ein Jahr später: +22 % Marge mit denselben Kunden
Mit Daten in der Hand verhandelte das Studio Preise neu, grenzte den Umfang der Korrekturschleifen ein und lernte, mit den realen Stunden früherer Projekte zu kalkulieren. Das Ergebnis: 22 % mehr Marge in einem Jahr, praktisch mit demselben Kundenstamm.
„Das Beste ist, dass die unangenehmen Gespräche mit Kunden keine Meinungen mehr sind. Es sind Zahlen, und über Zahlen lässt sich besser verhandeln“, schließt Susana.