Termine in einem Papierkalender, Ausgaben, die sich bis zum Quartalsabschluss in einer Schachtel stapelten, und eine Kanzlei, die Lieferantenrechnungen verlangte, die niemand fand.
Online-Termine verbunden mit der Rechnungsstellung, sofort per KI digitalisierte Ausgaben und direkter Buchhaltungsexport für die Kanzlei.
Das Problem: der Schuhkarton und der Dezemberabschluss
Die Clínica Dental Atlántico betreut mit einem Team von 9 Personen mehr als 2.000 Patientinnen und Patienten in Vigo. Der klinische Teil funktionierte gut, der administrative weniger: Termine wurden in einem Papierkalender notiert, jede Lieferantenrechnung landete in einer Schachtel, und der Verwaltungsleiter verbrachte die letzten Wochen jedes Quartals damit, die Ausgaben für die Kanzlei zu rekonstruieren.
Das Ergebnis war immer dasselbe: verlorene Lieferantenrechnungen, nicht abgezogene Vorsteuer und ein angespanntes Verhältnis zur Kanzlei, die Papiere verlangte, die niemand fand. „Jeder Abschluss war eine Beleg-Archäologie. Und das Schlimmste war: Wir wussten, dass wir unterwegs Abzüge verlieren“, erklärt Jorge, Verwaltungsleiter.
Die Umsetzung: Jedes Papier wird digitalisiert, sobald es entsteht
Die Klinik aktivierte Fustibus in zwei Wochen. Die entscheidende Änderung war das Modul Ausgaben mit KI-Belegerkennung: Jede Lieferantenrechnung wird per E-Mail weitergeleitet oder beim Erhalt fotografiert, und die KI liest Lieferant, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Fälligkeit aus. Die Ausgabe ist samt Beleg sofort erfasst.
Die Termine wanderten in den Online-Kalender, verbunden mit der Rechnungsstellung: Beim Abschluss des Besuchs entsteht die Rechnung oder der Beleg der Behandlung von selbst, konform zu VeriFactu und mit Zahlungsplan, wenn die Behandlung in Raten läuft.
Für die Kanzlei wurde der direkte Buchhaltungsexport eingerichtet: Sie lädt jedes Quartal die Daten in ihrem Format herunter, ohne ein einziges Papier von der Klinik anzufordern.
Ergebnisse: Abschlüsse ohne Marathon und 15 Stunden im Monat zurückgewonnen
Der erste Quartalsabschluss mit Fustibus war an einem Vormittag vorbereitet: Alle Ausgaben waren digitalisiert, die Umsatzsteuer stimmig, und die Kanzlei lud herunter, was sie brauchte. Jorge gewann rund 15 Stunden im Monat zurück, die zuvor für das Sortieren von Papieren und das Beantworten von Kanzlei-E-Mails draufgingen.
„Die eigentliche Veränderung ist im Kopf: Es wartet kein Papierstapel mehr auf dich. Alles wird erfasst, wenn es passiert, und der Abschluss ist eine Formalität, keine Strafe“, fasst Jorge zusammen.