Facturación en Word, cobros persiguiendo transferencias y partes de trabajo en papel. La gerente dedicaba los domingos a facturar y nunca sabía qué clientes debían dinero.
Facturación VeriFactu con envío automático, domiciliación por remesas SEPA y proyectos con imputación de horas de los técnicos desde el móvil.
El punto de partida: Word, transferencias y domingos facturando
Instalaciones y Mantenimientos Norte SL es una empresa de 14 empleados que instala y mantiene climatización para comunidades y pequeños negocios en Vigo. Durante años, la facturación fue un ritual de domingo: la gerente copiaba la última factura en Word, cambiaba número e importes y la enviaba una a una.
El cobro era aún peor: cada cliente pagaba cuando podía, por transferencia, y a final de mes había que cruzar el extracto del banco con un Excel para saber quién debía qué. Cerca del 20% de las facturas se cobraba con más de 60 días de retraso, muchas veces por simple olvido del cliente.
"Los partes de trabajo llegaban en papel, la factura salía cuando yo podía y el cobro cuando quería el cliente. Vivíamos siempre con la sensación de ir tarde", recuerda Marta, la gerente.
La decisión: domiciliar los cobros y facturar desde el parte
Tras verlo en otra empresa del sector, eligieron Fustibus por una razón concreta: incluía la domiciliación por remesas SEPA sin coste adicional de configuración y con el proceso completo resuelto: mandatos firmados online junto con el contrato de mantenimiento, generación de la remesa y gestión de devoluciones.
La implementación duró 3 días hábiles. El equipo de Fustibus migró clientes, tarifas y contratos de mantenimiento desde los Excels, y los técnicos empezaron a imputar horas y materiales desde el móvil. Marta no tuvo que tocar ningún fichero de importación.
La primera remesa se lanzó al mes siguiente: cada cliente recibió su factura por email, conforme a VeriFactu, y el cargo se ejecutó en su cuenta el día 5.
El resultado: los domingos vuelven a ser domingos
El primer mes ya estaba domiciliado el 90% de los cobros. Las devoluciones bancarias se tramitaron automáticamente con un segundo aviso, y solo un puñado de casos requirió una llamada.
Marta pasó de dedicar 6 horas semanales a facturar y perseguir cobros a prácticamente cero. Además, con las horas de los técnicos imputadas a cada contrato, ahora sabe qué mantenimientos son rentables y cuáles había que renegociar. El primero que renegoció llevaba tres años dando pérdidas sin que nadie lo supiera.