Presupuestos en PDF sueltos, horas sin imputar a proyectos y ningún dato de rentabilidad: al cerrar el año descubrían que sus mayores clientes eran los menos rentables.
Pipeline comercial con presupuestos online, imputación de horas a proyectos desde el fichaje y panel financiero por proyecto y por cliente.
El problema: trabajar mucho sin saber para quién
Estudio Creativo Ría es una agencia de diseño y comunicación de 11 personas que trabaja para marcas de toda Galicia. Los proyectos salían bien y los clientes repetían, pero a final de año la cuenta de resultados nunca acompañaba al volumen de trabajo.
El diagnóstico era invisible porque no había datos: los presupuestos se hacían en PDF y se enviaban por email sin seguimiento, nadie registraba las horas por proyecto y la sensación de "este cliente nos come vivos" no se podía demostrar con números.
"Trabajábamos muchísimo y ganábamos poco, y no sabíamos por qué. Cada uno tenía su teoría, pero ninguna con datos", cuenta Susana, administradora del estudio.
La solución: del presupuesto a la rentabilidad, todo medido
El estudio implantó Fustibus a principios de año. El pipeline comercial ordenó las oportunidades: cada propuesta tiene su estado, su presupuesto online (que el cliente acepta con un clic) y su probabilidad. Los presupuestos aceptados se convierten en proyecto y factura sin reescribir nada.
La pieza clave fue la imputación de horas: el equipo ficha y reparte su jornada entre proyectos desde el móvil, en menos de un minuto al día. Con las horas y los gastos de cada proyecto, el panel financiero muestra el margen real por proyecto y por cliente.
A los tres meses llegó la primera sorpresa: su cliente más grande, el que más facturaba, era el menos rentable del estudio. Las revisiones interminables no se estaban cobrando.
Un año después: +22% de margen con los mismos clientes
Con datos en la mano, el estudio renegoció tarifas, acotó el alcance de las revisiones y aprendió a presupuestar con las horas reales de proyectos anteriores. El resultado: un 22% más de margen en un año, prácticamente con la misma cartera de clientes.
"Lo mejor es que las conversaciones incómodas con clientes dejaron de ser opiniones. Son números, y los números se negocian mejor", concluye Susana.