Citas en una agenda de papel, gastos acumulados en una caja hasta el cierre del trimestre y la asesoría reclamando facturas de proveedores que nadie encontraba.
Citas online conectadas a la facturación, gastos digitalizados con IA en el momento y export contable directo para la asesoría.
El problema: la caja de zapatos y el cierre de diciembre
La Clínica Dental Atlántico atiende a más de 2.000 pacientes en Vigo con un equipo de 9 personas. La parte clínica funcionaba bien; la administrativa, no tanto: las citas se apuntaban en una agenda de papel, cada factura de proveedor acababa en una caja y el responsable de administración dedicaba las últimas semanas de cada trimestre a reconstruir gastos para la asesoría.
El resultado era siempre el mismo: facturas de proveedores perdidas, IVA sin deducir y una relación tensa con la asesoría, que pedía papeles que nadie encontraba. "Cada cierre era una arqueología de tickets. Y lo peor es que sabíamos que estábamos perdiendo deducciones por el camino", explica Jorge, responsable de administración.
La implementación: cada papel se digitaliza cuando nace
La clínica activó Fustibus en dos semanas. El cambio clave fue el módulo de gastos con lectura por IA: cada factura de proveedor se reenvía por email o se fotografía al recibirla, y la IA extrae proveedor, base, IVA y vencimiento. El gasto queda registrado, con su documento adjunto, en el momento.
Las citas pasaron a la agenda online, conectada con la facturación: al cerrar la visita, la factura o el recibo del tratamiento sale solo, conforme a VeriFactu y con el plan de pagos si el tratamiento se fracciona.
Para la asesoría se configuró el export contable directo: cada trimestre descarga los datos en su formato, sin pedir un solo papel a la clínica.
Resultados: cierres sin maratón y 15 horas al mes recuperadas
El primer cierre trimestral con Fustibus se preparó en una mañana: todos los gastos estaban digitalizados, el IVA cuadrado y la asesoría descargó lo que necesitaba. Jorge recuperó unas 15 horas al mes que antes se iban en ordenar papeles y contestar correos de la asesoría.
"El cambio de verdad es mental: ya no hay una pila de papeles esperándote. Cada cosa se registra cuando pasa, y el cierre es un trámite, no un castigo", resume Jorge.